仕事の効率が劇的に変わる！ファイル・フォルダ整理術の基本

こんにちは！
茨城県の水戸市とつくば市にある就労移行支援事業所ブルームのブログ担当です。
冬の足音が聞こえてくる季節となりましたが、いかがお過ごでしょうか。

さて、お仕事でパソコンを使っているとこんな「困った！」はありませんか？

「上司に『あの資料、どこいった？』と聞かれてもすぐに見つけられない...」
「デスクトップがアイコンやファイルで埋め尽くされている...」
「『仮』『最新』『最終版』...同じような名前のファイルが溢れていてどれが本物か分からない！」

水戸市、つくば市、ひたちなか市周辺で、こうした「パソコンの中の整理整頓」に苦手意識があり作業効率が下がってしまう...と悩んでいる方もいらっしゃるかもしれません。

この記事では、そんなあなたの「探す時間」をゼロにするため、誰でも簡単にマネできるファイル・フォルダ整理の基本的な3つのルールをご紹介します！

なぜ「フォルダ整理」が仕事の効率を上げるのか？
PCスキルというと、WordやExcelの操作技術ばかりに目が行きがちです。
しかし、いくら素晴らしい資料を作ってもそれが必要な時に10秒で見つからなければ、その「探している時間」は、会社にとって丸ごと「コスト（損失）」になってしまいます。

【ポイント】フォルダ整理は「自分のため」だけでなく、チーム全員の効率を上げる「重要なビジネススキル」

「あの資料は、いつも〇〇フォルダに入っている」
とチーム全員が分かっていれば、あなたが休んでいる時でも他の人が作業をスムーズに引き継げます。
「探しもの」の時間をなくすことはそれだけで「仕事がデキる人」という信頼に繋がるのです。

今日から始める！フォルダ整理の3つの基本ルール
難しいことはありません。
たった3つのルールを「最初に」決めて、それを「守り続ける」だけです。

① ルール1：「フォルダの階層（深さ）」を決め、大分類から作る
【ポイント】「どこに入れるか」を迷わない「仕組み」を最初につくる

一番やってはいけないのが、デスクトップ（PCの最初の画面）に、何でもかんでもファイルを直接保存してしまうこと。まずは、あなたの仕事内容に合わせて「大分類」のフォルダを作りましょう。

・悪い例✕：デスクトップに「A社見積書」「B会議議事録」「C社資料」...とバラバラに保存する。

・良い例〇：
まず、デスクトップには「作業用」フォルダを1つだけ作ります。
その「作業用」フォルダの中に、「①顧客別」「②プロジェクト別」「③社内資料」といった「大分類」フォルダを作ります。

（例）「①顧客別」→「A社」「B社」「C社」
（例）「③社内資料」→「議事録」「マニュアル」

このように、まず「大枠」を決めることで、新しいファイルができても「これは顧客（A社）の資料だから①のA社フォルダだな」と、迷わず仕分けできるようになります。

② ルール2：「ファイル名の付け方」を統一する
【ポイント】「誰が」「いつ」見てもファイルを開かずに中身が分かるようにする

「最終版.xlsx」や「新規文書.docx」といった名前では、後で中身が全く分かりません。ファイル名には、以下の要素を入れる「統一ルール」を決めてしまいましょう。

〇推奨ルール：
・「日付（YYYYMMDD）」＋「カテゴリ」＋「具体的な内容」

（例）：
「20251103_議事録_〇〇プロジェクト定例会.docx」
「20251105_見積書_A社（〇〇の件）.xlsx」

ファイル名の先頭に日付（年・月・日）を入れておくと、フォルダ内で自動的に時系列に並ぶため、「一番新しいファイルはどれだっけ？」と探す手間が激減します。

③ ルール3：「デスクトップ」は「机の上」と心得る
【ポイント】デスクトップは「保存場所」ではなく、一時的な「作業場所」

・「デスクトップ」＝「あなたの会社の机の上」
・「フォルダ」＝「机の引き出しやキャビネット」と想像してみてください。

机の上（デスクトップ）に過去の書類が山積みになっていたら、今からやる作業のスペースがなくて困りますよね。
デスクトップに置くのは「今まさに作業中のファイル」だけ。
その日の作業が終わったらルール1と2に従って、必ず「引き出し（フォルダ）」に片付ける（＝ファイルを移動させる）。

この習慣をつけるだけであなたのPC作業効率は劇的に変わります。

ブルームで「仕事の基礎体力」からしっかり学びませんか？
いかがでしたでしょうか。
「フォルダ整理」はPC操作の中でも最も基本的な、しかし最も差がつく「仕事の土台（基礎体力）」の一つです。

「分かっていても、一人だとつい整理を後回しにしてしまう...」
「自分に合ったフォルダの分け方（大分類）から相談したい」
そんな時はぜひ私たちにご相談ください。
ブルームでは、こうした「仕事の進め方」の基礎の基礎からスタッフがあなたの特性に合わせて一緒に考えサポートします。

・茨城県水戸市、つくば市、ひたちなか市周辺にお住まいの方
・精神障害、発達障害、知的障害などにより、働くことに困難を感じている方
・20代、30代、40代の方を中心に18歳から64歳までの幅広い年代の方が利用されています

障害者手帳をお持ちでない方もご利用いただけますので、まずはお気軽にご相談ください。

◎見学や個別相談は無料です。
あなたからのご連絡を、スタッフ一同心よりお待ちしております。

作業療法士　大石　純