【仕事のコツ】事務職で差がつく！「ショートカットキー」より先に覚えたい時短の考え方
こんにちは！ 茨城県の水戸市とつくば市にある就労移行支援事業所ブルームのブログ担当です。
1月も後半に入り、お正月の空気もすっかり落ち着いて、通常業務のリズムが戻ってきた頃でしょうか。
さて、事務職への就職を目指す方から、よくこんな相談をいただきます。
「パソコンスキルに自信がなくて...」
「タイピングが遅いから、仕事についていけるか不安です(>_<)」
「ショートカットキーをたくさん覚えないとダメですよね？」
水戸市、つくば市、ひたちなか市周辺で、こうした「PCスキルの不安」を感じている方も多いかもしれません。
もちろん、入力が速いのは素晴らしい武器です。
でも実は、現場で「あの人は仕事が速い！」と評価される人は、タイピングの速さ以上にある「時短の考え方」を徹底しているんです。
今回は、ショートカットキーを覚える前に知っておきたい、事務職で本当に差がつく「2つの習慣」をご紹介します！
◆ 習慣1：「探す時間」をゼロにする（整理整頓）
仕事で一番無駄な時間は何だと思いますか？
それは、「あのファイル、どこだっけ？」と探している時間です。
どれだけタイピングが速くても、必要なデータを見つけるのに5分かかっていたら意味がありませんよね。
仕事ができる人はこの「探す時間」を極限まで減らす工夫をしています。
★デスクトップにファイルを置きっぱなしにしない
デスクトップがアイコンで埋め尽くされていませんか？ これでは、必要な書類を探すだけで一苦労です。
★「誰が見ても分かる」フォルダを作る
自分だけでなく、チームの誰もが迷わずたどり着ける階層を作りましょう。
（例）： [2025年度] ＞ [01_請求書] ＞ [株式会社〇〇様]
★ファイル名に「日付」を入れる
「最新版.xlsx」 「修正版.xlsx」 ...これではどれが本当の最新か分かりません(>_<)
「20250120_見積書_〇〇様.xlsx」
このように、ファイル名の頭に日付を入れるだけでデータは驚くほど整理され、「探す時間」が劇的に減りますよ(^^)
◆ 習慣2：「ゼロから作らない」（再利用の達人）
もう一つの時短のコツは「毎回ゼロから作ろうとしないこと」です。
★テンプレート（ひな形）を活用する
議事録、送付状、日報...。
毎回白紙から書き始めていませんか？ よく使う書類は「テンプレート」として保存しておき、「コピーして一部を書き換えるだけ」の状態にしておきましょう。
これだけで、作業時間は半分以下になります。
★「辞書登録」を使い倒す
「お」と打てば「お世話になっております。」が出る。
「ぶ」と打てば「就労移行支援事業所ブルーム」が出る。
パソコンの「単語登録機能（辞書登録）」を使うことは最強の時短術です。
メールアドレスや住所など、打ち間違えやすいものこそ登録しておきましょう！
◆ スキルとは「工夫する力」のこと
いかがでしたでしょうか。
事務職で求められる本当のスキルは「1秒間に何文字打てるか」というスピード競争ではありません。
「ミスなく、効率よく進めるために、どう準備するか」という、段取りの工夫こそが大切なのです。
「整理整頓が苦手...」
「テンプレートってどう作ればいいの？」
私たち就労移行支援事業所ブルームのPC訓練では、単なるソフトの操作方法だけでなくこうした「実務で役立つ仕事の進め方」から丁寧にお伝えします。
あなたも、一生使える「仕事のコツ」をここで身につけませんか？(^^)
・茨城県水戸市、つくば市、ひたちなか市周辺にお住まいの方
・精神障害、発達障害、知的障害などにより、働くことに困難を感じている方
・20代、30代、40代の方を中心に18歳から64歳までの幅広い年代の方が利用されています
障害者手帳をお持ちでない方もご利用いただけますので、まずはお気軽にご相談ください。
◎見学や個別相談は無料です。
あなたからのご連絡を、スタッフ一同心よりお待ちしております♪
作業療法士 大石
