【実務】ファイルの「フォルダ分け」が苦手なあなたへ。迷子にならない命名ルール
こんにちは！
茨城県の水戸市とつくば市にある就労移行支援事業所ブルームのブログ担当です。
4月14日、火曜日。新年度も3週目に入り、事務作業やPCを使った訓練に本格的に取り組んでいる方も多い時期ですね。
「あのファイル、どこに保存したっけ......？(>_<)」
「デスクトップがアイコンで埋め尽くされて、背景が見えない」
「『最新』という名前のファイルが5つもあって、どれが本当の最新か分からない」
水戸市やつくば市周辺のオフィスワークを目指す皆さまから、こうした「デジタルデータの整理」に関するお悩みをよく伺います。
特に、複数の作業を並行していると、パソコンの中はあっという間に迷宮のようになってしまいがちです。
今回は、整理整頓を「根性」ではなく「仕組み」で解決するための、ファイル命名ルールのコツをお話しします。
◆ 整理の目的は「綺麗にすること」ではありません
パソコン内の整理において、一番大切な考え方は「綺麗に並べること」ではなく、「後から検索した時に、10秒で見つけられること」です。
探し物をしている時間は脳のエネルギーをじわじわと削り、本来集中すべき業務の質を下げてしまいます。
「未来の自分が困らないための地図を作る」
そんな気軽な気持ちで、以下の3つのルールを取り入れてみませんか？(^^)
◆ 迷子をなくす「3つの命名ルール」
今日からすぐに実践できる、シンプルな工夫です。
（1） 日付は「西暦」から入れる
ファイル名の冒頭に、必ず日付を入れましょう。
例：20260414_日報.xlsx
ポイントは「20260414」のように、数字を繋げて西暦から書くことです。こうすることで、名前順で並べ替えた時に、自動的に日付が古い順（または新しい順）に並び、時系列が一目で把握できるようになります。
（2） 「最終」「最新」という言葉を禁止する
「資料_最新.docx」「資料_最終版.docx」「資料_本当に最後.docx」......。
これでは、どれが本当の完成品か分かりません。
更新した時は、「v1」「v2」といったバージョン管理をするか、日付を更新するようにしましょう。
例：20260414_資料_v2.docx
これだけで、「どれを開けばいいの？」というパニックを未然に防げます。
（3） 記号は「アンダーバー」を活用する
ファイル名の中にスペース（空白）を入れると、システムによってはエラーの原因になることがあります。
言葉を区切りたい時は「 _ 」（アンダーバー）を使うのが、ビジネスシーンでのマナーです。
例：20260414_会議議事録_水戸教室.pdf
パッと見て内容が推測できる名前をつけることが、自分だけでなく周りのスタッフへの思いやりにも繋がります(^^)
◆ ブルームで「実務に強いPCスキル」を身につけよう
いかがでしたでしょうか。
「ルールを決めても、ついつい適当に保存してしまう......」
「そもそもフォルダの作り方がよく分からない(>_<)」
そんな苦手意識があっても大丈夫です。
就労移行支援事業所ブルームでは、単にタイピングやExcelの操作を覚えるだけでなく、
・実務で役立つ「データ整理」や「ファイル管理」のトレーニング。
・特性（ADHDなど）による「うっかり」を防ぐための、視覚的な整理術の提案。
・実際のオフィス環境を想定した、模擬的な事務作業プログラム。
などを通じて、あなたが職場で「仕事が丁寧で、管理がしっかりしているね」と信頼されるよう、一歩ずつサポートします。
水戸やつくばの教室では、PC初心者からスタートして、今では自分なりのルールでテキパキと作業をこなしている利用者さまがたくさんいらっしゃいます。
まずは、デスクトップのアイコンを一つ整理することから、一緒に始めてみませんか？
■ 茨城県水戸市、つくば市、ひたちなか市周辺にお住まいの方
■ 精神障害、発達障害、知的障害などにより、働くことに困難を感じている方
■ 20代、30代、40代の方を中心に18歳から64歳までの幅広い年代の方が利用されています
障害者手帳をお持ちでない方もご利用いただけます。
まずはお気軽にご相談ください。
◎見学や個別相談は無料です。
あなたからのご連絡を、スタッフ一同心よりお待ちしております。
