【実務】「うまく伝わらなかった」を減らす。口頭説明にひと工夫加える「前置き」の技術
こんにちは。
茨城県の水戸市、つくば市周辺で就労支援を行っている「ブルーム」のブログ担当です。
7月9日、木曜日。
日々の訓練や職場で、スタッフや先輩にちょっとした用件を口頭で説明するとき、こんなもどかしさを感じたことはありませんか？
「一生懸命に説明したのに、相手から『つまり、どういうこと？』と聞き返されてショックを受けた(>_<)」
「話しているうちに自分でも何を言いたいのか分からなくなって、頭がパニックになってしまう」
「最後まで話し終えてから、相手の解釈が全く違っていたことに気づいて焦った......」
これまでのブログでは、メールの書き方や議事録の取り方、ミスをした後の報告術など、様々な場面に応じたコミュニケーションのコツをお話ししてきました。今回は、最も日常的で、かつ緊張しやすい「口頭での短い説明（コミュニケーション）」に焦点を当ててみましょう。
一所懸命に話しているのにうまく伝わらないのは、あなたの話し方が下手だからではありません。相手の脳が「今から何の話を聴くのか」という受け入れ態勢（心の準備）を作れていない状態で、いきなり本題を話し始めてしまうことが原因なのです。
これを解決するプロの技術が、話の冒頭にたった3秒の「前置き（前フレーム）」を挟むという方法です(^^)
◆ 相手の脳のスイッチを入れる「3つの前置きパターン」
話し始める前に、これから話す内容の「ジャンル」をひと言で宣言（ラベリング）してあげましょう。これだけで、相手の伝わりやすさが劇的にアップします。
（1） 結論の形を予告する「前置き」
「話がいつも長くなってしまう」「途中で迷子になる」という方は、話のゴールをはじめに提示してしまいましょう。
（例：「〇〇の件について、結論からお伝えすると2点報告があります」）
（例：「昨日の訓練の件で、1点だけご相談させてください」）
はじめに「報告が2つある」「相談が1つある」と枠組みを伝えることで、相手は脳の中に2つ（または1つ）の引き出しを用意して、あなたの話を整理しながら聴くことができるようになります。
（2） 話の緊急度（スピード感）を伝える「前置き」
相手に今すぐ動いてほしいのか、後回しでもいいのかを最初に伝えると、実務でのトラブルがグッと減ります。
（例：「急ぎではないのですが、今日中にお答えいただきたい確認事項があります」）
（例：「システムのエラーについて、今すぐ確認していただきたい緊急の件です」）
これがあるだけで、相手は「今やっている作業を止めて聴くべきか、後でじっくり聴くべきか」を正しく判断できるため、お互いにストレスがなくなります(^^)
（3） 相手に「どうしてほしいか」を伝える「前置き」
ただ話を聴いてほしいだけなのに、相手から「こうすればいいじゃない」とアドバイスをされてモヤモヤした経験はありませんか？ 最初に相手の役割を指定してあげるのも立派な技術です。
（例：「アドバイスをいただきたいのではなく、まずは現状の共有として聴いてください」）
（例：「データの修正手順について、合っているかどうかのチェックをお願いします」）
「ただ聴くだけでいいんだな」「間違いがないか見張ればいいんだな」と役割がハッキリするため、相手の脳の負担が最小限に抑えられます。
◆ ブルームは「失敗してもいい場所」で話す練習を重ねます
いかがでしたでしょうか。
「話しかけるだけでも緊張するのに、前置きまで考える余裕なんてない......(>_<)」
「自分の言いたいことが、どの前置きに当てはまるか判断がつかない」
就労移行支援事業所ブルームでは、水戸、つくばの各教室において、皆さまが実際の職場で「伝わらない焦り」を抱え込まず、スマートに周りと連携できるよう、日々の通所の中で口頭コミュニケーションの練習を重ねています。
・毎朝の朝礼や日報の提出時に、あえて「一言、前置きをつけてスタッフに話しかける」というスモールステップの習慣化プログラム。
・「相談」「報告」「連絡」のカードを目の前に置き、自分の言いたい用件がどれに当たるかをパズルのように仕分ける個別ワーク。
・スタッフや他のメンバーを相手に、緊張度の低い雑談からスタートして「前置きの型」を体に染み込ませていく安心のロールプレイング。
私たちの教室は、アナウンサーのように流暢で完璧なスピーチができる人を目指す場所ではありません。「話し上手じゃなくても、言葉の『型（前置き）』をひとつ挟むことで、相手を思いやりながら確実に用件を伝える技術」をスタッフと一緒にゆっくりと育てていく場所です。
7月9日の木曜日。もし今日、スタッフや周りの人に何かを伝える機会があれば、まずは話し始めに「1点、確認させてください(^^)」と、小さな前置きを添えることから始めてみませんか。
皆さまが焦りのない、心地よいコミュニケーションをとれるよう応援しております。
■ 茨城県水戸市、つくば市周辺にお住まいの方
■ 精神障害、発達障害、知的障害などにより、働くことに困難を感じている方
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◎見学や個別相談は無料です。
あなたからのご連絡を、スタッフ一同心よりお待ちしております。
