【実務】議事録・メモの「まとめ方」がわからない。型を一つ覚えるだけで変わること
こんにちは。
茨城県の水戸市、つくば市周辺で就労支援を行っている「ブルーム」のブログ担当です。
6月8日、月曜日。新しい一週間が始まりましたね。
訓練でのミーティングや、職場の会議の場で「今日のメモ（議事録）をとっておいて」と頼まれたとき、頭の中が真っ白になってしまうことはありませんか？
「相手の話すスピードが早くて、一言一句すべて書き取ろうとしてパニックになる(>_<)」
「ノートいっぱいに文字を書いたのに、後から見返すと何が重要なのかさっぱり分からない」
「上司に『結局、何が決まったの？』と聞かれて、うまく説明できない」
以前のブログでは「メモをとる場所の管理方法」について触れましたが、今回は書いた内容をどう整理するかという「アウトプットのまとめ方」のお話です。
会議の記録をきれいにまとめるために、特別な文章センスは必要ありません。
実は、たった「ひとつの型」に沿って言葉をあてはめていくだけで、誰でも一瞬でプロっぽい議事録や報告メモが作れるようになります。
◆ 迷子にならないための魔法の型「決定・行動・保留」
ノートに書き殴った大量のメモから、次の3つの項目だけをピックアップして整理してみましょう。この3つの箱を用意するだけで、劇的に分かりやすい記録に生まれ変わります。
（1） 【決定事項】 何が決まったか？
会議の中で、最終的に「YES」となった結論だけをここに書きます。
（例：××の資料はA案で行くことに決定。来週のミーティングは14時からに変更、など）
これがあるだけで、会議に出ていない人でも一目で結論が分かります。
（2） 【行動（タスク）】 誰が・何を・いつまでにやるか？
会議の後に、具体的に誰が動くべきかを明確にします。ここが一番の重要ポイントです。
（例：佐藤さんが、〇〇の修正を、6月12日（金）までに完了させる、など）
「誰が」「何を」「いつまでに」の3点セットを必ずセットで残すのが、実務でミスをなくすコツです。
（3） 【保留事項】 次回に持ち越すことは何か？
時間切れで決まらなかったことや、追加で調べる必要がある課題をここにまとめておきます。
（例：予算の件については、次回の会議（6/15）で再度話し合う、など）
◆ 最初から完璧に書こうとしなくて大丈夫
話を聞きながら、同時にこの型に当てはめて書こうとするのはとても大変です。
まずは、ミーティング中は手元のノートにキーワードだけでも良いので殴り書きをしておきましょう。そして、会議が終わった直後の5分間で、上の「3つの箱（決定・行動・保留）」にパズルをはめ込むように仕分けをしていくのが、一番おすすめのやり方です。
この型に沿って作られたメモは、上司から見ても「仕事の要点がしっかり掴めているな」と、とても安心できる報告書になります(^^)
◆ ブルームは「実践的なワーク」で苦手意識をほぐします
いかがでしたでしょうか。
「話の要点を掴むのが、どうしても苦手で......(>_<)」
「実際の会議のスピードについていけるか不安」
就労移行支援事業所ブルームでは、水戸、つくばの各教室において、皆さまが職場で自信を持って記録業務をこなせるよう、スモールステップでの練習を行っています。
・短い音声や動画のニュースを聴きながら、要点だけを「決定・行動」に仕分ける、ゲーム感覚のタイピング練習。
・実際の訓練内で行われるミーティングの議事録係を交代で担当し、スタッフから「ここがすごく分かりやすい！」とフィードバックをもらう実践ワーク。
・一人ひとりの特性に合わせた、あらかじめ型が印字されている「オリジナルメモ用紙」の作成。
私たちの教室は、最初から何でもできるビジネスパーソンを目指す場所ではありません。「型を覚えて、ラクに、確実に仕事をこなす工夫」をスタッフと一緒に実験しながら、一歩ずつ就職への自信を積み重ねていく場所です。
月曜日の今日。もし何かメモをとる機会があれば、ノートの端に「決定」「行動」とだけ小さく書いて、そこに当てはまる言葉を探すことから始めてみませんか。
今週も、皆さまが自分のペースで、穏やかな一週間を過ごせるよう応援しております。
■ 茨城県水戸市、つくば市周辺にお住まいの方
■ 精神障害、発達障害、知的障害などにより、働くことに困難を感じている方
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