【実務】「メールの文面が作れない」を解決。ビジネスメールの「基本テンプレート」活用術
こんにちは。
茨城県の水戸市、つくば市周辺で就労支援を行っているブルームのブログ担当です。
8月10日、月曜日。新しい一週間が始まりましたね。
日々の訓練や職場で、上司や取引先にメールを送る際、パソコンの画面の前でこんな風にフリーズしてしまった経験はありませんか？
「お世話になっております」の後に何を書いていいのか分からず、何十分も時間が過ぎてしまう
失礼な表現になっていないか不安で、何度も読み返しては送信ボタンを押せずに焦ってしまう
報告や相談をしたいだけなのに、頭の中がまとまらず長文になってしまう(>_<)
真面目で丁寧な方ほど、「正しい敬語を使わなきゃ」「相手に失礼のない完璧な文章を作らなきゃ」と自分にプレッシャーをかけてしまいがちです。
ですが、ビジネスメールで最も大切なのは、凝った文章表現ではなく「必要な情報がひと目で伝わること」と「短時間で作成できること」です。
メールを作成するたびにゼロから文章を考えるのをやめて、あらかじめ決まった「基本の型（テンプレート）」にパーツを当てはめる方法をマスターしてみましょう(^^)
◆ 迷いをゼロにする「ビジネスメールの基本型」
ビジネスメールは、次の5つのブロックで構成されています。上から順番に枠を埋めていくだけで、誰でもスマートな文章が作れます。
（1） 【件名】「用件」と「自分の名前」をひと目で伝える
相手がメール一覧を見ただけで内容を把握できるようにします。
（例：【ご報告】〇〇課題の進捗状況につきまして（自分の名前））
（2） 【宛名】「会社名＋部署名＋役職＋氏名＋様」
相手の情報を正確に記載します。
（例：株式会社ブルーム 就労支援部 〇〇課長様）
（3） 【挨拶・名乗り】決まり文句でスタートする
深く考えず、定番のフレーズをそのまま使います(^^)
（例：いつもお世話になっております。〇〇（自分の名前）です。）
（4） 【本文】「結論」から短く箇条書きで伝える
一番伝えたいことを最初の1行に書き、詳細は箇条書きにすると相手も読みやすくなります。
（例：頼まれておりましたデータ入力が完了いたしましたのでご報告いたします。
・作業内容：顧客データ入力（100件）
・確認用ファイル：共有フォルダの〇〇ファイル）
（5） 【結び・署名】終わりの決まり文句と連絡先
最後に挨拶を添えて締めくくります。
（例：お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。）
◆ ブルームは「実践的なPC・メール訓練」を行う場所です
いかがでしたでしょうか。
「自分用のテンプレートをどう作ればいいのか分からない......(>_<)」
「実際の職場で使えるメールのマナーや敬語表現を基礎から学びたい」
就労移行支援事業所ブルームでは、水戸、つくばの各教室において、皆さまが就職した後にメール対応でパニックを起こさないよう、日々の訓練の中にビジネスメールの実践カリキュラムを取り入れています。
・自分専用の「メールテンプレート集（連絡・報告・相談・体調不良の連絡など）」を作成し、実際の送信訓練を行うPCワーク。
・個別面談を通じて、皆さまが書いた文章をスタッフが一緒に確認し、「より伝わりやすい表現」へブラッシュアップする添削サポート。
・実際の職場を想定し、指示されたタスクの完了報告や質問をメールで送る、実務模擬トレーニング。
私たちの教室は、小説家のような美しい文章を書く人を目指す場所ではありません。「テンプレート」という便利な道具を使いながら、自分の脳のバッテリーを無駄に消費せず、相手に短時間で正確に思いを伝える技術を身につける場所です。
8月10日の月曜日。もし今日、メールやチャットで誰かに連絡する機会があったら、まずは「件名に自分の名前を入れる」ことから、スマートなメール作成を試してみませんか。
今週も、皆さまが自分のペースを大切に、穏やかで充実した一週間を過ごせるよう応援しております。
■ 茨城県水戸市、つくば市周辺にお住まいの方
■ 精神障害、発達障害、知的障害などにより、働くことに困難を感じている方
まずはお気軽にご相談ください。
◎見学や個別相談は無料です。
あなたからのご連絡を、スタッフ一同心よりお待ちしております。
