【実務】「報連相」のタイミング。「今言っていいか」迷ったときの判断基準
こんにちは。
茨城県の水戸市、つくば市周辺で就労支援を行っているブルームのブログ担当です。
10月2日、金曜日。一週間の締めくくりの日ですね。
日々の訓練や職場で作業をしていて、「報告・連絡・相談（報連相）」をしようとしたとき、こんな風に迷って立ち止まってしまった経験はありませんか？
「スタッフや上司が忙しそうに見えて、声をかけるのを後回しにしてしまう」
「これくらいの小さなこと、わざわざ報告しなくてもいいのかな......(>_<)」
タイミングを見計らっているうちに就業時間になり、結局言いそびれてしまった
相手の状況をよく観察できる気配り上手な方ほど、「今話しかけたら迷惑かな」「作業の手を止めさせたくない」と遠慮してしまいがちです。
ですが、報連相において一番避けたいのは、判断に迷ってタイミングを逃し、後から問題が大きくなってしまうことです。
大切なのは、「相手の機嫌や忙しさ」だけで判断するのではなく、「内容の緊急度に応じた自分なりのルール（基準）」を持っておくことです(^^)
今回は、声をかけるタイミングに迷ったときの3つの判断基準をご紹介します。
◆ 迷わず動ける「報連相の3つの基準」
何を伝えるかによって、声をかけるタイミングを次のように使い分けてみましょう。
（1） 「トラブル・ミス」は相手がどんなに忙しくても「即座に」
作業の間違いに気づいたときや、機器の不具合などのトラブルは、1秒でも早い報告が鉄則です。
「お忙しいところ申し訳ありません、至急確認していただきたいトラブルがあります」と前置きして、その場で声をかけましょう。早い報告ほど、リカバリーも最小限で済みます(^^)
（2） 「判断に迷うこと・確認」は「手が止まった時点」で
「この指示、どっちの意味だろう？」「次に何を進めればいいか分からない」と迷ったら、自己判断で進めずすぐに声をかけます。
「〇〇の件で1点だけ確認したいのですが、今よろしいでしょうか？」と尋ねましょう。間違った方向に進んでからやり直すよりも、立ち止まってすぐ聞く方がお互いにとってずっとスムーズです。
（3） 「完了報告・共有」は「キリの良いタイミング」で
作業が無事に終わった報告や急ぎではない共有事項は、相手の手が少し空いたタイミングを見計らって大丈夫です。
相手が電話を終えた瞬間や、席に戻ってきたタイミング、あるいは定時の少し前などに「先ほど依頼された〇〇の入力が完了いたしました」と落ち着いて伝えましょう(^^)
◆ ブルームは「報連相のタイミング」を体で覚える場所です
いかがでしたでしょうか。
「声をかけるのが怖くて、いつも報告が遅れてしまう......(>_<)」
「何をどの順番で話せばいいのか頭が真っ白になる」
就労移行支援事業所ブルームでは、水戸、つくばの各教室において、皆さまが実際の職場で孤立せず安心して働けるよう、実践的な報連相のトレーニングを取り入れています。
日々の模擬業務の中で、「作業の途中で一度進捗を報告する」「ミスが出たらすぐ伝える」といったタイミングを実際に体験する練習。
個別面談を通じて、「早口で言おうとせず、メモを見せながら報告する」など、ご自身にとって一番伝えやすい方法を一緒に見つけるサポート。
「相談して怒られたらどうしよう」という不安をほぐし、安心して声をかけられる関係性づくり。
私たちの教室は、完璧で流暢なビジネススピーチを求める場所ではありません。「困ったときや作業が終わったときに、適切なタイミングで周囲と連携を取る技術」を身につける場所です。
10月2日の金曜日。一週間、それぞれのペースで本当によく頑張り抜きましたね。もし今日、誰かに伝えるべきことが手元に残っていたら、「一言だけ伝えてスッキリしてから帰ろう」と声をかけてみませんか。
今夜は肩の力を抜いて、穏やかな週末をお過ごしください。
■ 茨城県水戸市、つくば市周辺にお住まいの方
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