【実務】「何度も同じ質問をしてしまう」を防ぐ。メモを「インデックス（索引）化」する整理術
こんにちは。
茨城県の水戸市、つくば市周辺で就労支援を行っている「ブルーム」のブログ担当です。
6月19日、金曜日。一週間の締めくくりですね。
新しい訓練や職場の業務を覚えるとき、スタッフや上司に教えてもらったことをその場で一生懸命メモにとる方は多いと思います。しかし、後からいざ作業を始めようとしたときに、こんなトラブルで困ったことはありませんか？
「確かノートに書いたはずなのに、どのページに書いたか見つけられない(>_<)」
「ページをめくって探しているうちに時間が経ち、結局また同じことを質問してしまった」
「『前にも教えたよね？』と言われそうで、怖くてパニックになってしまう......」
一文字も漏らさずに細かくメモをとっている真面目な方ほど、ノートが文字で埋め尽くされてしまい、必要な情報が迷子になりがちです。
ここで大切なのは、きれいなノートを作ることではありません。必要なときに「10秒以内にそのページを開ける仕組み（インデックス化）」を作ることです。
今回は、書いたメモを確実に仕事で役立てるための、簡単なノート整理術をお話しします。
◆ メモを迷子にさせない「3つのインデックス化」
ノートの取り方を少し工夫するだけで、検索スピードが劇的にアップする具体的なアイデアです。
（1） ノートの最初の2ページを「目次（インデックス）」にする
新しくノートを使い始めるとき、最初の数ページをあえて何も書かずに白紙のまま残しておきます。
そして、新しい業務をメモするたびに、そのページの端に「ページ番号」を振り、最初の白紙ページに「P.5：データ入力の手順」「P.12：電話の取り次ぎ方」と、タイトルとページ数を書き足していきましょう。本の一番最初にある「目次」を自分で作るイメージです。これだけで、ノートを何ページもペラペラとめくって探す無駄な時間が完全にゼロになります。
（2） 見出しに「【タグ】」をつけて一目で判別する
ページの最上部に、そのメモが何のジャンルなのかを四角い枠や【 】で囲って大きく書きます。
例えば、【システム操作】【マナー・ルール】【月次ルーチン】といった具合です。パラパラとノートをめくったときでも、この太字のタグが目印（アンカー）になって視界に飛び込んでくるため、探している情報にすぐアクセスできるようになります(^^)
（3） カラー付箋で「現在進行形」のページを目立たせる
今まさに毎日行う訓練や、今週メインで担当している業務のページには、ノートの上部や横から少しはみ出すように「カラー付箋（インデックスシール）」を貼っておきましょう。
終わった業務の付箋は剥がし、常に「今すぐ開きたいページ」だけに付箋がついている状態をキープします。これにより、上司に急に声をかけられたときでも、片手で一瞬でそのページを開いて確認しながら作業を進めることができます。
◆ ブルームは「あなたに合うメモの形」を一緒に探します
いかがでしたでしょうか。
「話を聞きながらだと、ページ番号やタグまで意識して書けない......(>_<)」
「パソコンでメモをまとめるほうが得意かもしれないけれど、どう管理すればいい？」
就労移行支援事業所ブルームでは、水戸、つくばの各教室において、皆さまが職場で「自分で調べて動ける安心感」を持てるよう、個々の特性に合わせた事務・記録スキルの訓練を行っています。
・実際の作業プログラムの中で、ストップウォッチを使いながら「メモを自分で見つけるまでにかかる時間」を計測し、どこが詰まりポイントかを客観的に見つけるワーク。
・紙のノートだけでなく、ExcelやOneNoteなどのデジタルツールを使って、キーワード検索しやすい「自分専用の業務マニュアル」をパソコン内に構築するタイピング・IT訓練。
・スタッフを上司に見立てて、メモを見ながら「先ほど教えていただいた〇〇の件ですが、手順はこれで合っていますか？」と確認する、実際の職場を想定したコミュニケーションの練習。
私たちの教室は、すべての業務を一度で完璧に暗記できる超人を目指す場所ではありません。「一度教えてもらった大切な財産（メモ）を上手に整理し、2回目は自力で引き出せる技術」を身につけ、社会に出てから周囲に信頼される働き方の土台をスタッフと一緒に作っていく場所です。
金曜日の今日。もし今週とったメモがノートに散らばっているなら、週末を迎える前に、ページの端っこに「1、2、3......」とページ番号を小さく振ってみることから始めてみませんか。
一週間、本当にお疲れ様でした。週末は心も体も、どうぞゆっくりと休ませてあげてくださいね。
■ 茨城県水戸市、つくば市周辺にお住まいの方
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