【実務】「報告のタイミング」がわからない。上司が安心する「3大・報連相のタイミング」
こんにちは。
茨城県の水戸市、つくば市周辺で就労支援を行っている「ブルーム」のブログ担当です。
6月22日、月曜日。新しい一週間が始まりましたね。
訓練での作業や職場で仕事を任されたとき、上司やスタッフにどのタイミングで進捗を報告すればいいか迷ってしまうことはありませんか？
「最後まで終わってから報告しようと思っていたら、『あの件どうなってる？』と聞かれて焦った(>_<)」
「作業の途中で何度も話しかけたら、忙しい上司の邪魔になってしまうのではないかと不安......」
「報告するタイミングを逃しているうちに、どんどん言い出しづらくなってしまった」
真面目で相手を気遣える方ほど、「今、話しかけても大丈夫かな」と上司の様子を伺ううちにタイミングを逃してしまいがちです。
ですが、お仕事を頼んだ側の上司が一番不安になるのは、「作業が遅いこと」よりも「今、どんな状況なのか全く見えないこと」です。
今回は、上司をハラハラさせず、あなた自身も安心して作業を進められるようになる「これだけは外さない3大・報告のタイミング」をお話しします。
◆ 上司を100%安心させる「3つのタイミング」
仕事を頼まれたら、終わったとき以外にも次の3つの瞬間を狙って、15秒だけの短い「報連相（ほうれんそう）」を挟んでみましょう。
（1） 【開始時】 依頼を引き受けて、作業をスタートするとき
「今から始めます」という合図です。
以前のブログでお話しした「優先順位のすり合わせ」にも通じますが、「では、ただいまから〇〇のデータ入力を始めます。16時頃には完了する見込みです」と、「これから始めること」と「終わりの見通し」をセットで最初に伝えるのがプロの技です。これだけで、上司は「よし、任せたぞ」と一安心できます。
（2） 【途中経過（5割・8割）】 長い作業の「折り返し地点」に達したとき
丸一日かかるような大きな仕事や、初めて任された不慣れな業務のときは、すべて終わるまで抱え込んではいけません。
目安として「半分くらい終わった時点」で一度、「現在、全体の半分ほど進みまして、特に問題なく進んでおります」と声をかけましょう。もしここで自分の進め方が間違っていたとしても、半分の時点で上司が気づいて修正できるため、大失敗（手戻り）を未然に防ぐことができます。
（3） 【トラブル・迷った時】 いつもと違うな、と違和感を持った瞬間
実務において、ここが最も重要です。「手順書に載っていないデータが出てきた」「パソコンの動きが急に重くなった」「体調に波が出てきて、予定通りに終わりそうにない」など、いつもと違うなと思った瞬間が最大の報告タイミングです。
「自分でなんとかしなきゃ」と抱え込まず、1秒でも早く「少し迷う部分が出てきたのですが、お時間をいただけますか？」と相談しましょう。トラブルに早く気づける部下は、上司からとても重宝されます(^^)
◆ ブルームは「ちょうどいい報連相」を日々の訓練で形にします
いかがでしたでしょうか。
「タイミングは分かっても、やっぱり上司に声をかける一歩が踏み出せない(>_<)」
「忙しそうな上司に、どうやって切り出せばいいか分からない......」
就労移行支援事業所ブルームでは、水戸、つくばの各教室において、皆さまが実際の職場で緊張せずに「ちょうどいいタイミング」で相談ができるよう、日々のプログラムを通じて自然な練習を重ねています。
・訓練中の作業で、あえて「全体の半分まで進んだらスタッフに報告する」というルールを盛り込み、報告の成功体験を積むステップ訓練。
・「今、お時間よろしいでしょうか？」という話しかけの定番フレーズを、実際のオフィスを模した空間で声に出して練習するロールプレイング。
・一人ひとりの特性や不安に合わせて、スタッフと一緒に「報告タイミングのチェックリスト」を作り、手元に置いて確認しながら作業を進める工夫。
私たちの教室は、あなたに一人で完璧に仕事をこなすスタンドプレーを求めません。「周囲と上手に連携し、ベストなタイミングで周囲を巻き込みながら、安心して長く働き続ける技術」をスタッフと一緒に磨いていく場所です。
月曜日の今日。もし何か作業を始める機会があれば、まずは最初の「今から始めます」の一言を、目の前のスタッフに届けることから始めてみませんか。
今週も、皆さまが自分のペースで、穏やかな一週間を過ごせるよう応援しております。
■ 茨城県水戸市、つくば市周辺にお住まいの方
■ 精神障害、発達障害、知的障害などにより、働くことに困難を感じている方
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◎見学や個別相談は無料です。
あなたからのご連絡を、スタッフ一同心よりお待ちしております。
