【実務】「自分ひとりで抱え込まない」。就職活動や職場で上手に「進捗の遅れ」を伝える報告術
こんにちは。
茨城県の水戸市、つくば市周辺で就労支援を行っている「ブルーム」のブログ担当です。
6月28日、日曜日。
6月も残りわずかとなり、明日からはまた新しい一週間が始まりますね。休日をのんびり過ごしながらも、頭の片隅で「明日からの訓練や仕事、スケジュール通りに進められるかな......」と、ふと不安がよぎることはありませんか？
「任された課題の進みが遅くて、期限に間に合わないかもしれない(>_<)」
「『まだできていません』と言うと、怒られたり呆れられたりしそうで怖くて言えない」
「なんとか自力で遅れを取り戻そうと無理をした結果、さらにパニックになってしまった......」
以前のブログでは、仕事を進める上での「3大・報告のタイミング」や「上司への話しかけ方」についてお話ししましたが、実務において最も心理的ハードルが高いのが、この「予定より遅れていることを伝える報告」ではないでしょうか。
真面目で責任感が強い方ほど、「自分の力不足だから、なんとか終わらせてから報告しなきゃ」と一人で抱え込んでしまいがちです。
ですが、お仕事を頼んだ側の上司やスタッフが最も避けたいのは、「期限の直前になって『実は終わっていません』と告げられること」です。
遅れているときこそ、「早めに現状の数字を伝え、これからの進め方を上司と相談する」のが、社会人として周囲に最も信頼されるリスク管理の手順になります(^^)
今回は、気まずさを感じずに、実務をスムーズに修正するための3つのステップを整理してみましょう。
◆ 角を立てずに「遅れ」を共有する3つのステップ
スケジュール通りに進んでいないと気づいたら、その瞬間に次のステップで状況を伝えてみましょう。
（1） 「お詫び」と「事実（現在の進捗）」をセットで伝える
まずは言い訳をせず、「予定より遅れてしまっており、申し訳ありません」と一言添えた上で、現在の状況を正確な数字で伝えます。
（例：「明日15時期限のデータ入力ですが、現在50件中30件まで完了した状態です」など）
現在の立ち位置（数字）をハッキリ見せることで、上司も「あとどれくらいのサポートが必要か」を具体的に計算できるようになります。
（2） 遅れている「原因」を客観的に一言だけ添える
「なぜ遅れているのか」を伝えますが、ここで「やる気が出なくて...」と感情を伝える必要はありません。
「不慣れな手順があり、確認に想定以上の時間がかかってしまいました」「体調に少し波があり、作業スピードが落ちてしまいました」など、何が詰まりポイントだったのかという「客観的な理由」をシンプルに伝えましょう。
（3） 「これからの相談（解決策の提案）」で締めくくる
ただ「できませんでした」で終わらせず、これからどうするかを上司に相談します。
パターンA（自分でやりきりたい時）：「本日の残り時間と、明日の午前中もこの作業に集中させていただいた場合、明日の14時頃には完了できる見込みです。期限を1時間ほど後ろにずらしていただくことは可能でしょうか？」
パターンB（助けを借りたい時）：「このままのペースですと期限に間に合わない可能性が高いため、どの部分を優先して進めるべきか、ご指示をいただけますでしょうか？」
このように相談を持ちかければ、これは「ただの言い訳」ではなく、「仕事を確実に、安全に着地させるための前向きな業務調整」に変わります。早めに相談ができる部下は、上司から見て「スケジュール管理ができていて、安心して仕事を任せられるな」という大変ポジティブな評価に繋がるのです(^^)
◆ ブルームは「失敗や遅れをリカバリーする練習」をする場所です
いかがでしたでしょうか。
「そうは言っても、予定通りに進まないと分かった瞬間、焦って頭が真っ白になりそう(>_<)」
「自分の作業の遅れを、言葉にして上司に伝える勇気が出ない」
就労移行支援事業所ブルームでは、水戸、つくばの各教室において、皆さまが就職した後にこうした「気まずい報告」を一人で抱え込まず、職場の仲間と協力しながら乗り越えられるよう、日々のプログラムを通じてサポートを行っています。
・訓練の作業にあえて少しタイトな期限を設定し、途中で「予定より遅れています」とスタッフに報告する、安心の環境での疑似体験ワーク。
・個別面談を通じて、皆さまの作業のクセや特性を一緒に振り返り、「遅れそうだな」と自分で早めに気づくための「見通しキャッチシート」の作成。
・スタッフを上司に見立てて、「〇〇の件、少しお時間をいただいてもよろしいですか？」と遅れを切り出すコミュニケーションのロールプレイング。
私たちの教室は、24時間365日、常に完璧なスケジュール通りに動ける完璧なサイボーグを育てる場所ではありません。「予定通りに進まないこと（失敗や遅れ）があっても、自分の限界の一歩手前で周囲にSOSを出し、周囲の力を借りながら確実に仕事をコントロールしていく技術」を身につけ、安心して長く働き続けるための土台を作る場所です。
日曜日の午後。もし明日からの通所や課題に向けて「あれこれ溜まっていて不安だな」と感じることがあれば、まずは明日、目の前のスタッフに「今、全体のこれくらいまで進んでいます」と、現状をそのまま伝えてみることから始めてみませんか。
皆さまが無理のないペースで、心穏やかに一週間のスタートを迎えられるよう応援しております。
■ 茨城県水戸市、つくば市周辺にお住まいの方
■ 精神障害、発達障害、知的障害などにより、働くことに困難を感じている方
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◎見学や個別相談は無料です。
あなたからのご連絡を、スタッフ一同心よりお待ちしております。
