【仕事】「締め切り」の前日に焦らない。逆算スケジュールを作る3ステップ
こんにちは。
茨城県の水戸市、つくば市周辺で就労支援を行っている「ブルーム」のブログ担当です。
7月14日、月曜日。
新しい一週間が本格的に始まりましたね。事業所での課題や職場の業務、あるいは就職活動の書類提出など、日々の生活の中にはさまざまな「締め切り」が存在します。
そんな締め切りに対して、こんなお悩みを抱えたことはありませんか？
「期限の間際になってから『あれも足りない、これも終わっていない』と気づいてパニックになる(>_<)」
「余裕を持って始めたはずなのに、途中で詰まってしまい結局いつもギリギリになってしまう」
「締め切りが近づく恐怖から焦りが生まれ、普段ならしないような凡ミスを連鎖させてしまう......」
以前のブログでは、一日に取り組む「タスクを3つに絞る」という当日の時間管理についてお話ししました。しかし、数日から数週間かけて取り組むような大きめの課題をコントロールするには、もう一つ別の技術が必要になります。
それが、締め切りからカレンダーを戻していく「逆算スケジュール（バックワーディング設計）」の手順です。
「いつも期限に追われて心臓がバクバクしてしまう」という方は、自分の計画性を責める必要はありません。今日からご紹介する3つのステップを仕組みとして取り入れるだけで、驚くほど焦りのない、穏やかな働き方が手に入りますよ(^^)
◆ 期限のストレスをゼロにする「逆算スケジュール」3ステップ
何かタスクを任されたら、カレンダーの「締め切り日」をスタート地点にして、次の順番で予定を組み立ててみましょう。
（1） 「本当の締め切りの2日前」を自分のゴール（目標）に設定する
これが最も重要で、最大の防衛策です。
例えば「金曜日の15時が締め切り」と言われたら、あなたの手帳に書き込むゴールは「水曜日の15時」にします。
どれほど完璧に計画を立てても、体調の波が出たり、システムのエラーが起きたりといった「想定外のトラブル」は必ず発生します。あらかじめスケジュールの中に「2日間のバッファ（空白・予備日）」を強制的に組み込んでおくことで、何が起きてもパニックにならずに済む安心の土台が作れます。
（2） 課題を「1日で終わるサイズ」に細かく分解する
「〇〇の書類作成」という大きな塊のままでスケジュールを立てようとすると、脳はどこから手をつけていいか分からずフリーズしてしまいます。
タスクを「これなら今日中にできる」というスモールステップにバラバラに分解しましょう。
1日目：過去の参考データを集める（15分）
2日目：ノートに全体の構成案を箇条書きで書く（30分）
3日目：パソコンで前半の入力を行う（40分）
このように細かく分けることで、毎日の訓練の中で「今日はこれだけやれば合格！」という見通し（ゴール）がハッキリします(^^)
（3） 分解したパーツを「カレンダーの手前」へパズルのように配置する
（1）で決めた「2日前のゴール」から順に、分解したパーツを過去へ向かって配置していきます。
このとき、週の後半（木曜日や金曜日）は一週間の疲れが溜まってバッテリーが残り少なくなっていることを考慮するのがコツです。重たい作業（頭を使う構成案づくりなど）は週の前半（月曜日〜水曜日）に配置し、後半は単純な入力や最終チェックだけにするなど、自分の体力の波に合わせた配置をしてあげましょう。
◆ ブルームは「見通しを持って安心して働く技術」を育てる場所です
いかがでしたでしょうか。
「そうは言っても、自分でスケジュールを細かく分解するのが苦手......(>_<)」
「予定通りに進まなくなった瞬間、どう修正していいか分からなくなりそう」
就労移行支援事業所ブルームでは、水戸、つくばの各教室において、皆さまが就職した後に「締め切りのプレッシャー」で燃え尽きてしまわないよう、日々の通所やプログラムを通じて時間管理の訓練を行っています。
・その日の課題を「30分単位のパーツ」に分解しスケジュール表に一緒に書き込んでいくタスク管理のマンツーマンサポート。
・予定がズレたときに一人で抱え込まず、「手順Aで少し詰まってしまったので、全体のスケジュールを半日後ろに修正してもよろしいですか？」とスタッフに報告・相談する実務ロールプレイング。
・「締め切り直前の焦り」が脳に与えるストレスを学び、自分にとって一番心地よいペース配分を研究するビジネス基礎講座。
私たちの教室は、どんなに大量の仕事を渡されても徹夜で終わらせるような、無理な働き方を目指す場所ではありません。「自分のバッテリー残量や想定外のトラブルをあらかじめ計算に入れ、周囲に相談しながら、締め切りの前でも涼しい顔で確実に仕事をコントロールしていく技術」を身につける場所です。
7月14日の月曜日。もし今、抱えている課題や提出書類があるなら、まずはカレンダーを見つめて「本当の締め切りの2日前」に赤ペンで丸をつけてみることから、焦らない準備を始めてみませんか。
今週も、皆さまが自分の波を大切に、穏やかで充実した一週間を過ごせるよう応援しております。
■ 茨城県水戸市、つくば市周辺にお住まいの方
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