【実務】「これ、どこに置くんだっけ？」。職場の共有スペースを迷子にしない「定位置化」のルール
こんにちは。
茨城県の水戸市、つくば市周辺で就労支援を行っているブルームのブログ担当です。
7月21日、月曜日。新しい一週間が始まりましたね。
日々の訓練や職場で、ハサミやファイル、備品の入った段ボールなど、みんなで使う道具を片付けたり取り出したりするとき、こんな小さなストレスを感じたことはありませんか？
「さっきまでそこにあったはずの備品が、誰かが別の場所に置いたせいで見つからない」
「使い終わった道具をどこに戻せばいいか分からず、とりあえず空いているスペースに置いてしまう」
「物の置き場所が人によってバラバラで、探すだけで毎日5分、10分と時間を無駄にしている」
これまでのブログでは、パソコン内のフォルダ整理や、自分のデスク周りのタスク管理についてお話ししてきましたが、今回は一歩視野を広げて、職場のメンバー全員が使う「共有スペースの整理整頓（5S活動）」に焦点を当ててみましょう。
「片付けが苦手な人がいるからしょうがない」と諦める必要はありません。共有スペースが散らかるのは、働く人の意識の問題ではなく、道具の「戻し場所」が脳に優しくデザインされていないことが原因なのです。
今回は、誰でも迷わずに元の場所へ戻せるようになる、職場の「定位置化」のシンプルな3つのルールをご紹介します(^^)
◆ 道具が迷子にならない「3つの定位置化ルール」
共有スペースの物の配置を決める際は、次のステップを意識してみましょう。
（1） 使う場所の「すぐ近く」に住所を決める
片付けを仕組み化する最大のコツは、戻すときのアクション数（歩数や扉を開ける回数）を最小限にすることです。
例えば、コピー用紙の予備はコピー機の真下の棚に、シュレッダーのゴミ袋はシュレッダーのすぐ横の隙間に配置します。使う場所から数歩歩かなければ戻せない場所に住所を作ってしまうと、人間はついつい「後で戻そう」と手近な机に置いてしまい、それが散らかる原因になります。
（2） 物の帰る場所を「文字と色」で可視化する（ラベリング）
棚や引き出しの表面に、中身の名前を書いたテプラやシールを貼る（ラベリング）のは基本ですが、もう一工夫加えてみましょう。
道具を収納するトレイの底や棚の床面に、その道具の「形に切り抜いたシート」を貼ったり、ハサミの持ち手と戻す箱に「同じ色のシール」を貼ったりします。こうすることで、文字を細かく読まなくても、脳が視覚的に「このハサミは赤シールの貼ってある場所に戻せばいいんだな」と一瞬で判断できるようになります(^^)
（3） 「ここに入る分だけ」の適正量をボックスで区切る
引き出しや棚の中に仕切りを入れず、広いスペースのままにしておくと、物はどんどん増えて重なり合っていきます。
「ここにはクリアファイルを10枚まで」「ここにはペンを5本まで」というように、プラスチックのトレイやボックスを使って物理的な「枠」を作ってあげましょう。枠があることで、一目でストックの残量が分かり、「使い切ったのに気づかなかった」「まだあるのに余計に買ってしまった」という実務のミスを防ぐことができます。
◆ ブルームは「みんなで働く環境を整える技術」も学びます
いかがでしたでしょうか。
「自分の家も片付けられないのに、職場の整理整頓なんてできるか不安......(>_<)」
「共有スペースのルールが変わったとき、覚えられるかどうか心配」
就労移行支援事業所ブルームでは、水戸、つくばの各教室において、皆さまが就職した後に「職場の環境」に戸惑わず、周囲と調和して動けるよう、日々の通所の中で環境管理の訓練を行っています。
・訓練時間が終わった後、教室のファイルや文房具を、ラベルで指定された定位置へ1分間で戻すチームワーク片付けタイム。
・発達障害の特性などによる視覚的な迷いやすさに配慮し、どうすれば自分も周りも「一番使いやすい配置」になるかをスタッフと一緒に考える5S講座。
・実際の職場を想定し、物の場所が分からないときに「備品の〇〇はどこに保管されていますか？」と、上司や同僚に適切に質問をするコミュニケーション練習。
私たちの教室は、あなたをプロのお掃除屋さんにする場所ではありません。「物の定位置を決めて可視化することで、探す・迷うという脳の無駄遣いをなくし、自分も周囲もミスなく快適に働けるシステム（環境）を作る技術」を身につける場所です。
7月21日の月曜日。もし今日、教室やご自宅のデスクで「よく使うペン」があったら、まずはそのペンを置く「お気に入りの定位置」を1カ所決めてあげることから、焦らない環境づくりを始めてみませんか。
今週も、皆さまが自分のペースを大切に、穏やかで充実した一週間を過ごせるよう応援しております。
■ 茨城県水戸市、つくば市周辺にお住まいの方
■ 精神障害、発達障害、知的障害などにより、働くことに困難を感じている方
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