【実務】「マルチタスク」でパニックにならない。シングルタスクに並べ替える方法
こんにちは。
茨城県の水戸市、つくば市周辺で就労支援を行っているブルームのブログ担当です。
10月19日、月曜日。新しい一週間のスタートですね。
作業を進めている途中で急に別の依頼をされたり、複数の用事が重なったりしたとき、こんな風に頭の中が真っ白になってしまった経験はありませんか？
「あれもこれも同時にやらなきゃ」と焦って、何から手をつければいいか分からなくなる
ひとつの作業をしている最中も、別の作業のことが気になって集中が途切れてしまう(>_<)
慌てて両方を中途半端に進めてしまい、結局どちらもミスが増えて落ち込んでしまう
真面目で責任感の強い方ほど、「頼まれたことはすぐに全部片付けなきゃ」「スマートにこなさなきゃ」と自分を追い込んでしまいがちです。
ですが、人間の脳は基本的に「複数の異なる作業を同時に処理する（マルチタスク）」ようにはできていません。器用に並行して作業をこなしているように見える人でも、実際には「素早く作業を切り替えながら、1つずつ片付けている」だけです。
混乱を防ぐために必要なのは、同時に複数のことをこなす力ではなく、「重なったタスクを落ち着いて1列に並べ直し、1つずつのシングルタスクに変えること」です(^^)
今回は、急な依頼が重なったときにもパニックにならないための、3つの並べ替え手順をご紹介します。
◆ 混乱をリセットする「3つの並べ替えステップ」
複数の作業が目の前に迫ってきたら、まずは手を止めて次のステップを試してみましょう。
（1） 頭の中で抱えず、手元の裏紙に「全部書き出す」
「Aのデータ入力」「Bの書類印刷」「Cさんへの返信」など、今抱えているタスクをすべて紙に書き出します。
頭の中だけで覚えておこうとすると、脳のメモリ（ワーキングメモリ）が圧迫されて強い焦りが生まれます。外の紙に書き出すだけで、脳の容量が一気に空いて冷静さを取り戻せます(^^)
（2） 「今やる1つ」を決めて、他のタスクを隠す
書き出したリストの中から、締め切りや優先度をもとに「一番最初に着手するもの」を1つだけ選びます。
選んだら、その1つだけを残して他のタスクを手帳や別の紙で隠してしまいましょう。「今はこれだけを見ればいい」という状態を作ることで、視覚的なプレッシャーを遮断できます。
（3） 割り込みが入ったら「一度メモして元の作業に戻る」
作業中に「これもお願い」と新しい依頼が来たら、その場で急に切り替えてはいけません。
「承知しました、メモいたします」と書き出しリストに追記だけして、まずは手元の作業をキリの良いところまで終わらせましょう。1つずつ順番に終わらせていく方が、結果として最も早く、ミスなく仕上がります(^^)
◆ ブルームは「作業の進め方」を落ち着いて整える場所です
いかがでしたでしょうか。
「仕事が重なるとパニックになって手が止まってしまう......(>_<)」
「優先順位のつけ方が分からず、いつも焦って疲れてしまう」
就労移行支援事業所ブルームでは、水戸、つくばの各教室において、皆さまが実際の職場で無理なく業務を進められるよう、タスク整理の実践的なトレーニングを取り入れています。
複数の作業指示が入る模擬業務を通じて、焦らずに紙に書き出して順番を決めるワーク。
個別面談を通じて、「自分は何個以上の作業が重なるとキャパオーバーになりやすいか」を客観的に把握し、無理のない防衛策を一緒に考えるサポート。
「同時にできなくても大丈夫、1つずつ確実に終わらせれば信頼される」という安心感を育む環境づくり。
私たちの教室は、同時に何個もの仕事を抱えて器用に回すスーパーマンを育てる場所ではありません。「焦りそうな場面でも一度立ち止まり、目の前の1つの作業に集中して着実に進める技術」を身につける場所です。
10月19日の月曜日。週の初めだからこそ、やることが重なったときは「まずは深呼吸して、紙に1列に並べてみよう」と意識してみませんか。
今週も、皆さまが焦りのない、穏やかなペースで一歩ずつ進めるよう応援しております。
■ 茨城県水戸市、つくば市周辺にお住まいの方
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