【実務】「口頭指示」を忘れないために。メモを取るタイミングと復唱のコツ
こんにちは。
茨城県の水戸市、つくば市周辺で就労支援を行っているブルームのブログ担当です。
9月18日、金曜日。
職場でスタッフや上司からパパッと口頭で指示を受けたとき、こんな風に焦ってしまった経験はありませんか？
「はい、分かりました！」と返事をしたものの、席に戻った瞬間「あれ、何て言われたっけ？」と忘れてしまう
相手が話している最中にメモを取ろうとして焦り、結局話の後半を聞き逃してしまう(>_<)
頼まれていたことと少し違う作業をしてしまい、後からやり直すことになった
相手が早口だったり複数の指示が一度に来たりすると、耳から入った情報を頭の中だけで覚えておくのはとても大変なことです。
ですが、指示を忘れてしまうのは記憶力の問題ではありません。「聞きながら書く」という難しい作業を、一度にまとめてやろうとしていることが大きな原因です。
今回は、口頭での指示を確実に自分のものにするための、3つのシンプルなコツをご紹介します。
◆ 口頭指示をこぼさない「3つのステップ」
指示を受けるときは、次の3つの手順を意識してみましょう。
（1） メモ帳とペンを持ってから話を聞く
「〇〇さん、ちょっといい？」と声をかけられたら、まずはメモ帳とペンを手に取ってから相手の元へ向かいましょう。
手元に準備があるだけで「いつでも書ける」という安心感が生まれ、焦らずに相手の話に集中しやすくなります(^^)
（2） 話している最中は「単語」だけを殴り書きする
相手が話している間に、丁寧な文章でメモを取ろうとすると追いつきません。
話を聞いている間は、「日付」「数字」「相手の名前」といった重要なキーワードだけをメモ用紙の余白にサッと残す程度にとどめ、耳は相手の説明に集中させましょう。
（3） 最後に「復唱（オウム返し）」して確認する
相手が話し終えたら、メモした単語を見ながら声に出して確認します。
「確認ですが、〇〇の件を明日の午前中までに準備するということでよろしいでしょうか？」
このように最後に復唱することで、自分の理解が合っているかその場で確認でき、聞き逃しや思い違いをゼロに近づけられます(^^)
◆ ブルームは「指示の受け方」を実践で身につける場所です
いかがでしたでしょうか。
「早口で指示されるとパニックになってしまう......(>_<)」
「実際の職場で使えるメモの取り方を練習したい」
就労移行支援事業所ブルームでは、水戸、つくばの各教室において、皆さまが就職した後に現場で困らないよう、実践的な指示受けの練習を取り入れています。
・スタッフが実際の業務を想定して口頭で指示を出し、メモを取って復唱する「指示受けロールプレイング」。
・個別面談を通じて、「自分は耳で聞く方が理解しやすいか、文字で見る方が理解しやすいか」を分析し、自分に合ったメモの取り方を見つけるサポート。
・「聞き逃したらもう一度聞いても大丈夫」という安心できる環境の中で、焦らず確認する習慣を育む訓練。
私たちの教室は、一度耳で聞いたことを何でも暗記できるような特別な記憶力を求める場所ではありません。「人間は忘れるものだ」と受け入れ、メモと復唱という技術を使って、確実に仕事を進める技術を身につける場所です。
9月18日の金曜日。一週間、それぞれのペースで本当によく頑張り抜きましたね。もし今日誰かから指示やお願いを受ける機会があったら、最後に「〇〇ということで合っていますか？」と確認の一声を添えてみませんか。
今夜はゆっくり休んで、穏やかで心地よい週末をお過ごしください。
■ 茨城県水戸市、つくば市周辺にお住まいの方
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