【実務】メールの基本マナー。「件名」だけで要件が伝わる書き方のコツ
こんにちは。
茨城県の水戸市、つくば市周辺で就労支援を行っているブルームのブログ担当です。
10月14日、水曜日。週の折り返し地点を迎えましたね。
仕事や就職活動、あるいは日常のやり取りでビジネスメールを送るとき、「件名」に何を書けばいいのか迷ってしまった経験はありませんか？
「お疲れ様です」「こんにちは」と挨拶だけを件名に書いてしまう
何を伝えたいのかを全部詰め込もうとして、件名が長文になってしまう(>_<)
件名が思いつかず、結局本文を書く以上に時間がかかって疲れてしまう
真面目で丁寧な方ほど、「失礼のないように」と考えすぎて言葉を選び、件名がぼんやりしてしまいがちです。
ですが、ビジネスの現場でメールを受け取る相手は、一日に何十通、何百通ものメールに目を通しています。受信トレイを開いた瞬間に「誰から・どんな用件か」がパッと分からないと、確認が後回しになったり、埋もれてしまったりする原因になります。
メールにおいて最も親切なのは、長くて丁寧な挨拶ではなく、「受信一覧の画面だけで要件と緊急度がひと目で伝わる件名」をつけることです(^^)
今回は、相手に喜ばれ、自分も書くのがラクになる「3つの件名ルール」をご紹介します。
◆ 一目で伝わる「3つの件名テクニック」
メールを送るときは、次の3つのポイントを意識して件名を組み立ててみましょう。
（1） 先頭に「【隅付き括弧】」でメールの用件（目的）を置く
件名の先頭に【 】を使って、相手に何をしてほしいのかを一文字で宣言します。
【ご報告】本日の作業進捗について
【ご相談】来週の面談日程の調整につきまして
【ご提出】履歴書・職務経歴書の送付
これがあるだけで、相手は「すぐ読むべきか」「後で確認すればいいか」の判断が瞬時にできます(^^)
（2） 「日付」や「案件名・作業名」を具体的に入れる
「進捗報告」や「質問」だけだと、何の件なのか開くまで分かりません。
「【ご報告】10月14日（水）のデータ入力作業の進捗について」のように、具体的な日付や書類名を添えましょう。後から過去のメールを検索するときにも、お互いすぐに見つけ出せるようになります。
（3） 末尾に「（自分の名前）」を添える
外部の企業や担当者にメールを送る際は、件名の最後に名前を入れておくと大変親切です。
例：【日程調整】個別面談のお願い（ブルーム水戸・山田）
差出人アドレスを見に行かなくても誰からの連絡か即座に分かり、信頼感と安心感がぐっと高まります(^^)
◆ ブルームは「現場で役立つPC実務」を身につける場所です
いかがでしたでしょうか。
「メールの文章を考えるのが苦手で、送信ボタンを押すのに何十分も悩んでしまう......(>_<)」
「ビジネスメールの基本マナーを基礎から練習したい」
就労移行支援事業所ブルームでは、水戸、つくばの各教室において、WordやExcelの操作だけでなく、職場や就職活動で日常的に使うビジネスメールの作成トレーニングもしっかりサポートしています。
教室内のスタッフとのやり取り（日報の提出や体調連絡など）を通じて、件名の付け方や本文の型を実践的に学ぶカリキュラム。
個別面談を通じて、「要件を短くまとめるのが難しい」といった困りごとに合わせ、自分専用の定型文テンプレートを一緒に作成するサポート。
「相手に配慮しながらも、自分自身が疲れずにサクサク送れる」ためのシンプルな実務スキルの習得。
私たちの教室は、難解で堅苦しい敬語を完璧にマスターすることを求める場所ではありません。「相手の立場に立ち、シンプルで分かりやすいやり取りを通じて、職場で信頼を積み重ねる技術」を身につける場所です。
10月14日の水曜日。もし今日誰かにメールやメッセージを送る機会があったら、先頭に【 】をひとつ付けて、要件をわかりやすく伝えてみませんか。
週の後半も、皆さまが肩の力を抜いて、穏やかなペースで過ごせるよう応援しております。
■ 茨城県水戸市、つくば市周辺にお住まいの方
■ 精神障害、発達障害、知的障害などにより、働くことに困難を感じている方
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