【実務】指示されたことを忘れない。「聞き漏らし・思い込み」を防ぐメモと復唱のコツ
こんにちは。
茨城県の水戸市、つくば市周辺で就労支援を行っているブルームのブログ担当です。
10月26日、月曜日。新しい一週間のスタートですね。
職場や訓練の現場で、上司やスタッフから「これ、やっておいてくれる？」と口頭で作業指示を受けたとき、こんな風に困ってしまった経験はありませんか？
その場では「はい！」と返事をしたものの、自分の席に戻った瞬間「あれ、何をするんだっけ？」と忘れてしまう
自分の思い込みで作業を進めてしまい、後から「頼んだ内容と違うよ」と言われて落ち込む(>_<)
メモを取ろうとしても書くスピードが追いつかず、焦って中途半端な殴り書きになってしまう
指示を正確に受け取れないと、「自分は記憶力が悪いのではないか」「仕事ができないんじゃないか」と不安になってしまいますよね。
ですが、口頭で流れていく言葉をすべて頭の中だけで記憶するのは、誰にとっても難しいことです。
大切なのは、記憶力に頼ることではなく、「指示を受けるときのメモの型」と「最後の復唱確認」をセットにして習慣化することです(^^)
今回は、指示された作業を迷わず正確に進められるようになる、3つの指示受けステップをご紹介します。
◆ ミスを防ぐ「3つの指示受けルール」
指示を受けるときは、次の3つの行動をワンセットにしてみましょう。
（1） 呼ばれたら「ノートとペン」を必ず持って聞きに行く
「ちょっといい？」と声をかけられたら、手ぶらで行かずに必ずメモ帳とペンを手に取って相手の席に向かいましょう。
「書く準備ができている」という姿勢を示すだけで相手も話しやすくなりますし、聞き漏らしを防ぐ最強の予防策になります(^^)
（2） 「いつまでに（期限）」と「完成イメージ」の2つを必ず確認する
作業内容を聞くだけでなく、次の2点を用紙の角に大きくメモしておきます。
期限：「いつまでに提出すればよいでしょうか？（今日の夕方、明日中など）」
完成度：「下書きのメモ程度でよいか、それとも清書したWordファイルにするか」
「なる早で」「適当でいいよ」といった曖昧な指示のズレを、その場でなくすことができます。
（3） 最後に「自分の言葉で復唱確認」をする
説明を聞き終えたら、いきなり作業に取り掛からず、メモを見ながら相手に確認を返します。
「念のため確認させてください。〇〇のデータを本日の15時までに印刷して机に置く、という認識でよろしいでしょうか？」
この一言を挟むだけで、お互いの思い込みやすれ違いを100%防ぐことができます(^^)
◆ ブルームは「現場で役立つ指示受け」を身につける場所です
いかがでしたでしょうか。
「口頭での指示を聞き取るのがどうしても苦手......(>_<)」
「何を質問・確認すれば怒られないか分からない」
就労移行支援事業所ブルームでは、水戸、つくばの各教室において、パソコンスキルだけでなく、実際の職場で最も重要とされる「指示受け・確認の実践スキル」を丁寧にトレーニングしています。
模擬業務の中で、スタッフからの様々なパターンの指示を受け、メモを取りながら復唱確認するロールプレイング。
個別面談を通じて、「早口だと聞き取れない」「図や実物を見せてもらった方が理解しやすい」といったご自身の特性を整理し、職場への配慮の伝え方を整えるサポート。
「その場で聞き返すことは恥ずかしいことではなく、最も誠実なビジネスマナーである」という安心の共通認識を育てる環境。
私たちの教室は、何でも一回聞いただけで完璧にこなせる超人を育てる場所ではありません。「メモと復唱という確実な道具を使い、周囲と足並みを揃えて安心して仕事を進める技術」を身につける場所です。
10月26日の月曜日。今週もし何か作業を頼まれる場面があったら、手元にノートを開いて「いつまでにやればいいですか？」と確認することから始めてみませんか。
今週も、皆さまが焦らず、ご自身のペースを大切に過ごせるよう応援しております。
■ 茨城県水戸市、つくば市周辺にお住まいの方
■ 精神障害、発達障害、知的障害などにより、働くことに困難を感じている方
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◎見学や個別相談は無料です。
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